CONTACT 

ADRES

Gildestraat 1
3220 HOLSBEEK

CONTACTEER ONS

+32 476 87 95 59

@2019 - mibs bvba

  • White Facebook Icon
  • White Instagram Icon

Baas over je tijd - PRIORITEITEN

Bijgewerkt: 29 okt 2019

We hebben nooit tijd genoeg maar helaas kunnen we geen tijd bijmaken. Je kan elke dag nog vroeger starten met werken, wat langer werken, je kan pauzes overslaan,… maar dan heb je vaak nog niet genoeg tijd en op lange termijn is dat niet houdbaar. Elke dag, elke minuut hebben we maar één keer te besteden dus doen we dit best op een bewuste en zorgvuldige manier. Als we onze tijd goed indelen dan zal onze stress automatisch verlagen.


De eerste stap is prioriteiten stellen. Dit doen we elke dag, vaak onbewust maar toch doen we het nog te weinig. Prioriteren is eigenlijk de juiste dingen doen op het juiste moment. Beoordelen of we de juiste prioriteiten stellen, kunnen we alleen zelf in combinatie met de eisen die onze organisatie / werkgever aan ons stelt.


De eerste stap is een actielijst hebben met al je taken. Zelf gebruik ik hiervoor de gratis app ASANA ( zie blogbericht 'Rust in je hoofd'). Hierin staan alle opdrachten / taken van mijn vaste job, mijn bijberoep als coach en ons gezin / huishoudelijke taken. Het heeft immers geen zin om op een pedagogische studiedag een belangrijke vergadering te plannen.


Prioriteiten stellen betekent dus keuzes maken. Bij elke taak / opdracht stel je dezelfde vragen:

  1. Is dit belangrijk of niet? Moet ik dit doen?

  2. Is dit urgent of niet? Moet ik dit nu doen?

Het aantal urgente taken is best zo beperkt mogelijk. Op die manier heb je de vrijheid om een grotere hoeveelheid taken zelf in te plannen en dus een grotere controle over je eigen agenda te hebben. Dit kan je als ondernemer / freelancer toepassen maar ook als werknemer.

De Eisenhower matrix is een veelgebruikt model binnen timemanagement. Dwight D. Eisenhower was de 34ste president van de Verenigde Staten. Hij was opperbevelhebber van de geallieerde strijdkrachten tijdens de tweede wereldoorlog en later van de NAVO. Hij moest veel en moeilijke beslissingen nemen, allemaal urgent en belangrijk. Hij ging nadenken over wat urgent juist is. Hij kwam tot de conclusie dat als het vandaag niet moet gebeuren, het geen urgente taak is. Hij had veel belangrijke taken en dacht na over wanneer je deze taken zelf moet doen en wat je kan delegeren. Eén van zijn belangrijke citaten:

Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent.





Urgent en belangrijk (1): een taak die je direct moet doen. Deze taken krijgen altijd voorrang.

  • In het ziekenhuis komt een patiënt binnen met een gesprongen appendix. Er volgt onmiddellijk een dringende operatie.

  • In de thuiszorg is een cliënt gevallen. Er gaat onmiddellijk een thuisverpleegkundige langs.

  • De ICT dienst van een online shop moet onmiddellijk ingrijpen als de website niet meer werkt.


Belangrijk maar niet urgent (2): Deze taak moet uitgevoerd worden maar niet onmiddellijk.

Je hebt de tijd om deze in te plannen. Stel deze taak wel niet uit, begin er tijdig mee.

  • De ondernemer die zijn BTW aangifte moet doen.

  • De maatschappelijk werkster in de thuiszorg die haar jaarlijkse huisbezoeken moet inplannen of de planning van de poetsmedewerkers voor volgende maand moet maken.

  • De ICT dienst die een eerder project dient te evalueren en het vervolg moet inplannen.


Urgent maar niet belangrijk (3): De urgentie zorgt ervoor dat dit vandaag moet gebeuren.

De taak kan echter ook door iemand anders uitgevoerd worden dus is de taak voor jou niet belangrijk.

  • In het ziekenhuis komt opnieuw een patiënt binnen die onmiddellijk geopereerd moet worden. Aangezien er geen operatiezalen meer vrij zijn, zal de patiënt onmiddellijk verplaatst worden naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis.

  • De loodgieter krijgt een dringende klus binnen namelijk een ernstig waterlek. Hij laat zijn collega vertrekken aangezien hij zelf bezig is met een gesprongen leiding.

  • De maatschappelijk werker in de thuiszorg krijgt telefoon van een cliënt die dringend boodschappen nodig heeft namelijk medicatie die ze vandaag moet opstarten. De maatschappelijk werkster laat een verzorgende langs gaan.


Niet urgent en niet belangrijk (4): Dit zijn taken die je dus niet moet doen.


Probeer dit zeker eens uit. Ik ben dan zelf geen opperbevelhebber in het leger. Maar ken zeker het gevoel van overweldigd te zijn door een hoop taken die allemaal even belangrijk lijken. De matrix helpt dan om alles objectief en rustig te bekijken. En dat heb ik nodig om de juiste prioriteiten te stellen.


Wanneer je de lijst met prioriteiten klaar hebt, kan je overgaan tot de planning van je taken. In het volgend blogbericht gaan we aan de slag met plannen.


Ik ben heel benieuwd naar jullie reacties. Laat dus zeker iets horen als je vragen / aanvullingen hebt of jouw ervaringen wilt delen.




12 keer bekeken
  • Black Facebook Icon
  • Black Instagram Icon